Artlogics.ru Блог

Внедрение TMS-системы: как выбрать нужную?

Публикации
В предыдущих статьях мы рассказали о причинах, побуждающих лидирующие компании на рынке принимать решение использовать TMS-системы для управления доставкой

  1. Почему вы теряете деньги, планируя доставку в Excel
  2. Почему все больше компаний переходят на электронный обмен информацией с перевозчиками
  3. Как систематизировать учет документов в логистике и снизить финансовые и налоговые риски
  4. Как аналитика в логистике помогает достигать поставленных целей?

Эта статья будет интересна собственникам, директорам или руководителям отдела логистики компаний. Тем, кто тратит на доставку более 100 млн рублей в год и хочет повысить эффективность доставки за счёт внедрения TMS-системы.

Критерии выбора TMS


У руководителя компании, принявшего решение использовать TMS-систему, возникает множество вопросов:

  1. Какие именно возможности существующих TMS-систем нужны моей компании?
  2. Как грамотно составить техническое задание для TMS-системы?
  3. Самостоятельно разрабатывать систему или внедрить готовый продукт?
  4. Если использовать готовую систему, то какую именно? Сегодня на рынке существуют десятки решений разного калибра, и непосвящённому человеку сложно разобраться в них.
  5. Какого подрядчика использовать для внедрения TMS-системы?
  6. Какова разумная стоимость TMS-системы?

автоматизация управления перевозками

Мы работаем с разными компаниями в сфере FMCG (грузоотправителями и перевозчиками) и видим, что даже у крупных игроков задача выбора подходящей TMS-системы вызывает большие трудности. Информации на эту тему очень мало. Сотрудникам приходится мучительно разбираться в вопросе, общаясь с различными поставщиками TMS-систем и по крупицам собирая фактический материал. Цена ошибки здесь очень высока — выбрав определённую TMS-систему, компания подвязывает на неё все свои процессы на горизонте 3-5 лет. Ошибка при выборе TMS как минимум приведёт к потерянному времени, а в худшем случае — к финансовым потерям и падению эффективности.

Какие задачи должно решать внедрение TMS-системы?


Ошибка многих компаний — сразу же начинать писать техническое задание для будущей системы. А ведь надо детально разобраться в том, какие задачи бизнеса она должна решать и какой ожидается эффект от её внедрения.

автоматизация доставки

В первую очередь руководитель должен задать себе (и другим лицам, принимающим решение) вопрос: какие именно задачи компании следует решать будущей системе? Обойтись дежурным ответом «TMS должна автоматизировать ручной труд», к сожалению, не получится. Это должен быть конкретный перечень задач или бизнес-процессов, и для каждой компании он будет своим.

Вот лишь некоторые примеры из нашей практики:


  1. Производственная компания доставляет свои товары в торговые сети. В процессе используются разные схемы доставки: сборная доставка, FTL (прямые машины), пулинг-доставки, маршруты. Основная цель внедрения системы — автоматизировать выбор оптимального способа доставки.
  2. Производственная компания использует TMS-систему для автоматического распределения рейсов между перевозчиками в соответствии с результатами проведённого тендера.
  3. Торговая сеть использует ряд перевозчиков для доставки своего товара с РЦ до магазинов. И поэтому хочет использовать TMS-систему в качестве коммуникационной площадки для назначения рейсов перевозчикам и контроля за их исполнением.
  4. Логистический оператор предоставляет услуги по сборной доставке и хочет внедрить TMS-систему для оптимизации группировки товара и повышения эффективности транспортировки в регионы.
  5. Производственная компания хочет сделать процесс доставки прозрачным и наладить автоматизированную аналитику.

Только после того, как руководитель подготовил полный перечень бизнес-целей проекта по внедрению и утвердил их со всеми заинтересованными лицами, можно переходить к следующему шагу — подготовке технического задания.

Связаться с нами

Как подготовить техническое задание на внедрение TMS-системы?


После того как высокоуровневые цели внедрения определены, можно привлекать профильных сотрудников и начинать готовить техническое задание. Если на предыдущем шаге мы оперировали в терминах целей, то теперь — в терминах функций системы.

Предположим, мы определили, что для компании от TMS-системы в первую очередь нужна качественная аналитика. На этапе подготовки ТЗ прорабатываем уже конкретные отчёты, которые должны войти в аналитику. Например:

  • бюджетные показатели (план vs факт);
  • уровень сервиса наших подрядчиков;
  • операционные показатели;
  • аналитика по клиентам компании (доля затрат на доставку в стоимости товара, уровень сервиса и прочие).

Также хорошо подготовленное ТЗ должно содержать и нефункциональные требования (производительность системы, отказоустойчивость, требования к хранению данных и т. д.).

На этом этапе важно убедиться, что ТЗ готовится не только руководителем, но и всеми сотрудниками, которые так или иначе будут взаимодействовать с системой в процессе работы (операционные специалисты, IT-отдел, представители склада и т. д.).
автоматизация перевозок

Чем больше времени вы потратите на проработку бизнес-целей и ТЗ по проекту, тем больше шансов, что получите именно то, что ищете, и проект будет успешно выполнен.

Своя разработка или готовое решение?


Однозначного ответа на этот вопрос нет. Но есть дополнительные вопросы, ответив на которые вы поймёте, какой из вариантов больше подходит вам.

  1. Ваши бизнес-процессы уникальные на рынке (как правило, это актуально для крупных компаний или узкоспециализированных бизнесов)?
  2. У вас есть своя собственная IT-компетенция (архитекторы, аналитики, техническая поддержка и т. д.)?
  3. У вас есть собственная экспертиза разработки схожих решений и понимание лучших практик на этом рынке?
  4. Вы готовы инвестировать значительную сумму в разработку собственного решения?

Если на большинство из этих вопросов ответ отрицательный, то лучше обратиться к профессионалам и выбрать готовое решение.

Как выбрать подрядчика для внедрения TMS-системы?

автоматизация логистики

После того как у нас на руках есть чёткое понимание наших ожиданий от будущей системы, можно начинать связываться с различными компаниями на рынке, продающими TMS-системы.

На этом этапе важно составить чек-лист критериев, по которым будем сравнивать компании между собой. Этот чек-лист будет состоять из пунктов ТЗ и различных дополнительных требований. Например, мы хотим, чтобы это было облачное решение, техническая поддержка предоставлялась в режиме 24/7, подрядчик был готов гибко настраивать систему под наши запросы и т.д.

По итогам изучения предложений от каждой компании заполняем чек-лист и определяем, какое решение максимально соответствует нашим требованиям.

При выборе подрядчика важно обращать внимание не только на характеристики самого решения, но и на компанию в целом:

  • Давно ли она рынке?
  • Есть ли риски того, что она может прекратить своё существование или быть проданной на горизонте в 5 лет?
  • Соответствует ли она всем локальным регуляторным требованиям (например, закону «О персональных данных»)?
  • Кто уже работает с этой компанией на рынке, и какие отзывы о ней дают?

В следующих статьях мы расскажем о том, как можно оценить потенциальную экономию от внедрения TMS-системы и успешно выполнить проект по внедрению.

По ссылкам ниже вы найдете истории лидирующих на рынке компаний, которые уже внедрили TMS-систему и делятся своим опытом.
(Johnson&Johnson, Bacardi, Ecolab/Nalco)

Если, прочитав эту статью, вы намерены внедрить TMS-систему, мы рады предложить вам наше решение. Pooling Plus — это облачная TMS-система, обеспечивающая управление доставкой на всех этапах. Работать в системе можно из любой точки мира при наличии компьютера и интернета.

Подробнее о продукте:

https://plus.pooling.me/


Связаться с нами