Сегодня на рынке доставки в торговые сети сформировался идеальный шторм, когда затраты на транспортную логистику растут двузначными темпами. Нашими IT-решениями пользуются более 400 производственных и торговых компаний в России для оптимизации затрат на логистику, и мы не понаслышке знаем об этих проблемах.
Вот лишь несколько факторов, являющихся причинами роста цен на перевозки:
- Снижение минимальной партии заказа
- Рост стоимости топлива
- Дефицит водителей
- Уход небольших перевозчиков с рынка
- Стремительный рост сегмента e-commerce
- Отток водителей и машин в сегмент e-commerce
- Рост инфляции
В этой ситуации директора по логистике вынуждены искать дополнительные способы оптимизации затрат. Одно из очевидных решений — автоматизация. Когда компании тратят на доставку более 100 млн рублей в год, руководители их отделов логистики прекрасно понимают все преимущества от внедрения TMS-системы.
Подробнее об этом в статьях:
- Почему вы теряете деньги, планируя доставку в Excel
- Почему все больше компаний переходят на электронный обмен информацией с перевозчиками
- Как систематизировать учет документов в логистике и снизить финансовые и налоговые риски
- Как аналитика в логистике помогает достигать поставленных целей?
Правда, не все руководители могут оценить экономический эффект от ее введения в действие и защитить проект перед руководством.
В этой статье мы представляем пошаговую инструкцию для руководителя, рассказывающую о подготовке бизнес-кейса по внедрению TMS-системы.
Шаг 1. Оцениваем, как автоматизация уменьшит затраты на персонал
Чтобы оценить сокращение затрат на персонал при использовании TMS, достаточно составить список всех операций, которыми ежедневно занимаются сотрудники отдела логистики. А затем рассчитать, сколько времени затрачивается на эти действия.
Вот как список может выглядеть для грузоотправителя:
- Получение заказов и планирование доставки
- Распределение заявок между перевозчиками
- Отслеживание статуса доставки, решение возникающих проблем
- Сверка счетов с ТК, контроль за возвратом документов
- Подготовка отчетов и аналитики
Далее необходимо понять, как на эти трудозатраты повлияет внедрение TMS-системы. При оценке лучше ориентироваться на реальную систему, которую вы планируете выбрать, так как эффект может сильно варьироваться от системы к системе. Например, если она не умеет автоматически определять самый выгодный способ доставки заказа, то логист все равно будет тратить много времени на эту операцию.
Теперь, зная затраты на ФОТ отдела логистики, можно посчитать, какой денежный эффект дает внедрение TMS. Мы рекомендуем рассчитывать два сценария — оптимистичный и пессимистичный — и в итоге взять среднее значение между ними.
Вот как подобный расчет двух сценариев может выглядеть для FMCG-компании с тремя логистами:
При этом, конечно же, оптимизация затрат на логистику в этом примере не обязательно влечет за собой сокращение персонала. Просто теперь ваши сотрудники могут тратить время на более важные задачи — искать дополнительные способы оптимизации затрат или же заниматься задачами других отделов.
Связаться с нами
Шаг 2. Применяем TMS для оптимизации затрат на логистику
На этом этапе руководителю нужно оценить, какие инструменты оптимизации схем доставки предоставляет выбранная TMS-система.
Например, это могут быть следующие инструменты:
- Выбор оптимальной схемы для доставки в регионы (прямая машина / сборная доставка / Pooling / маршрут)
- Оптимизация доставки по городу с учетом пробок
- Выбор оптимального перевозчика на основе загруженной сетки тарифов
- Использование спотовых аукционов для снижения цены на доставку
- Использование догрузов (подробнее)
Экономический эффект от этих инструментов зависит от многих факторов, поэтому он будет разным для каждой компании.
В случае с оптимизацией доставки по городу обратитесь к кейсам компаний, похожих на вашу, чтобы оценить эффект от использования TMS. Для одних снижение затрат на транспортную логистику от грамотной маршрутизации по городу будет варьироваться в пределах нескольких процентов, а для других — достигать 10-20%.
Использование аукционов дает экономию в пределах 10%. Это подтверждается данными наших клиентов, регулярно “торгующих” своими рейсами между перевозчиками. Но аукционы дают максимальный эффект только тогда, когда предложение от перевозчиков на рынке превышает спрос от грузоотправителей.
Эффект от выбора оптимального перевозчика и правильной схемы доставки можно смоделировать на реальных данных вашей компании. Для одного клиента мы взяли исторические данные за один месяц отгрузок и прогнали их через алгоритм выбора оптимальной схемы доставки в TMS. Оказалось, что система давала экономию более 10% только за счет подбора правильных способов доставки и перевозчиков.
А в случае с догрузами вы можете оценить среднюю утилизацию ваших машин и прикинуть, какой процент свободного места сможете продавать. Например, один наш клиент (крупная FMCG-компания) каждый месяц отправлял порядка 300 машин из Москвы в регионы. На основе статистики он подсчитал, что 150 машин потенциально можно догрузить, и обратился к нам. Мы оценили процент догружаемых машин по каждому направлению и потенциальную экономию на догрузе, получаемую другими нашими клиентами. На основе этой информации, совместно с клиентом, мы рассчитали эффект от экономии за счет использования схемы догрузов в TMS-системе.
Так же как и на предыдущем шаге, лучше рассчитать два сценария и взять среднее значение между ними.
Вот как эти расчеты могут выглядеть на практике:
Необходимо учитывать, что автоматизация процесса заказа транспорта исключает человеческий фактор при выборе перевозчика. А это значит, что компания гарантированно не будет терять деньги из-за ошибки или злого умысла операциониста. К сожалению, оценить вклад этого фактора в общую экономию довольно сложно. Но при защите кейса по внедрению TMS-системы мы рекомендуем обязательно использовать этот аргумент.
Шаг 3. Считаем итоговую экономию
После выполнения первых двух шагов остается посчитать текущий бюджет на доставку и итоговое снижение затрат на транспортную логистику от выбранного решения. В случае с примером выше итоговый расчет будет выглядеть следующим образом:
При необходимости руководитель может сделать дополнительные корректировки получившихся цифр, если какие-либо факторы не были учтены.
TMS-система — это дорого?
Принимая решение о внедрении TMS-системы, руководитель должен оперировать не только абсолютным значением затрат на внедрение, но и ожидаемой экономией, которую эта система дает.
Допустим, совокупные затраты на владение системой за 5 лет составляют 5 млн рублей, а компания за счет ее использования экономит 50 млн рублей за тот же срок. В этом примере, несмотря на кажущуюся высокую стоимость владения системой, экономический эффект от ее использования очевиден.
Используя методологию, описанную выше, руководитель отдела логистики получает мощный инструмент объективного аргументирования выбора того или иного решения для своего руководства.
Кстати, мы уже выполнили десятки внедрений TMS-системы и для вашего удобства подготовили калькулятор экономии. Достаточно ввести ваши логистические параметры, и система подскажет, какую экономию вы получите. А если вам нужен персональный расчет, то оставьте заявку на нашем сайте, и специалисты свяжутся с вами.
Рассчитать экономию
Подробнее о продукте:
