Сегодня в сердце практически любого крупного бизнеса лежит ERP-система. К сожалению, она не всегда справляется с полноценным управлением транспортировками. Поэтому компаниям, работающим с логистикой, нередко требуется дополнительное решение с более широким функционалом.
В этой статье мы расскажем об интеграции ERP-системы в логистике, а также рассмотрим, как можно «подружить» ее с TMS.
Какую роль играет ERP-система в логистике?
ERP-система дает представление о рабочих процессах в компании. Это своеобразный «хаб» для таких функциональных групп, как закупки, финансирование, распределение и управление ресурсами.
Существует мнение, что в ERP-системах также необходим функционал для управления перевозками. Плюс такого подхода в том, что «недопонимание» между поставщиком, перевозчиком и складом исключается: все данные циркулируют внутри одной системы. Кроме того, этот вариант выгоднее с финансовой точки зрения.
Однако в крупных компаниях подобный подход может не сработать, так как к перевозкам и управлением складом часто подключаются сторонние подрядчики. Вместе с доступом к сервису для перевозок они получают доступ и к ERP-системе целиком.
Поэтому в качестве дополнения к ERP нередко используют системы управления транспортировками (TMS). Такой подход дает два преимущества:
более качественное обслуживание клиентов: они могут получить доступ к данным о перевозках, что делает процесс более понятным и прозрачным;
оптимизация рабочих процессов: вместо того, чтобы вручную передавать информацию между участниками цепи поставок, поставщику достаточно отправить файл или сообщение.
Как работает интеграция ERP-систем в логистике?
Суть интеграции ERP-систем в логистике довольно проста. TMS или WMS получает данные из ERP и преобразует их в понятный для себя (и пользователей) формат.
К примеру, чтобы заказать транспорт, без интеграции приходится вручную отправлять заявку в транспортную компанию по почте. Интеграция позволяет создать заявку в ERP-системе, в один клик отправить данные в TMS или WMS и работать уже в них.
Как правило, системы обмениваются данными с помощью передачи файлов определенного формата. ERP-система может загрузить файл на FTP-сервер, после чего TMS или WMS обрабатывает его, находит необходимую информацию и загружает «в себя».
В качестве альтернативы обмениваться данными можно при помощи API. В этом случае TMS предоставляет определенный набор команд, при помощи которых в нее можно загружать данные из ERP-системы.
Аналогичным образом данные передаются и в обратном направлении. Например, TMS может передавать в ERP-систему данные о затратах на перевозку, а WMS информирует ее о том, что заказ собрали и подготовили к транспортировке.
Интегрируя все эти системы, можно синхронизировать все логистические процессы и получать информацию в разных срезах данных.
При интеграции ERP-систем в логистике стоит принять во внимание следующие моменты:
задачи: в зависимости от задач, которые стоят перед компанией, определите подход. Если вы работаете без сторонних подрядчиков, можно использовать одну систему для всех процессов. В обратном случае интеграция ERP-системы с TMS и WMS потребует затрат на внедрение и дальнейшую поддержку.
зоны ответственности: нужно определиться, какая система за какие данные отвечает. Чаще всего в ERP-системе хранятся данные о заказах, клиентах, и финансах, а в TMS – данные о перевозках и связанных с ними затратах. Важно продумать интеграцию так, чтобы обе системы не выполняли одну задачу.
технические вопросы: продумайте, на каком уровне будет идти обмен данными (односторонний или двусторонний), какую информацию системы будут передавать друг другу и какие инструменты вы будете использовать (обмен файлами, API и т.д.)
Пример
Чтобы не ограничиваться теорией, расскажем об интеграции ERP-системы в логистике на примере системы управления перевозками Artlogic.
Итак, предположим, что компания-поставщик использует систему SAP для обработки заказов и систему ЕМЕ для работы со складом. Отдел по работе с клиентами создает заказ в SAP и отправляет его в отдел логистики, как только понимает, что можно пускать его в работу.
Информация о заказе формируется в виде инжекции (XML-файла) и передается в WMS. Аналогичную информацию через FTP компании получает и TMS. Она анализирует XML-файл и создает заказ на перевозку на основе необходимой информации. Обычно это такие данные, как:
номер накладной;
объемно-весовые характеристики;
данные по артикулам;
склады отгрузки и доставки;
даты отгрузки и доставки;
способ доставки.
В зависимости от рода деятельности компании список обязательных полей может быть шире. К примеру, производители продовольствия указывают температурный режим, необходимый для перевозки.
Сотрудники склада, получив заказ в WMS, начинают его собирать. После того, как он был собран, сотрудник склада меняют статус заказа, и формируется дополнительная инжекция для TMS, уведомляющая ее о том, что заказ собран и готов к отгрузке.
После этого логист организует перевозку в TMS и отправляет заказ в транспортную компанию. Как только заказчик получил груз, логист подтверждает финальную стоимость перевозки, и данная информация отправляется обратно в ERP-систему. Информацию об актуальных затратах на доставку заказа можно в дальнейшем использовать для построения отчетов и подсчета KPI логистики.
ERP-системы и TMS помогают компании в управлении перевозками с разных сторон. Если грамотно определить задачи и правильно разграничить зоны ответственности, интеграция ERP-системы в логистике поможет получить значительные преимущества перед конкурентами.
Какой подход использует ваша компания? Интегрированы ли ERP и TMS друг с другом или работают по отдельности? Поделитесь опытом в комментариях.
Также рекомендуем подписаться на рассылку нашего блога, чтобы каждую неделю получать полезные статьи о логистике и грузоперевозках.