В предыдущих статьях мы рассказали о том, почему компаниям выгодно использовать TMS систему при планировании своих доставок и для чего они переходят на электронный обмен данными с перевозчиками. Из этой статьи вы узнаете, как современная TMS-система помогает компании наладить учет документов в логистике и минимизировать финансовые и налоговые риски при работе с перевозчиками.
Рассмотрим процесс доставки товара через призму учета документов в логистике и финансов.
На основе заданных параметров доставки (маршрут доставки, наличие доп. точек на пути следования машины, наличие доп. услуг) логист компании заранее рассчитывает стоимость рейса. В дальнейшем эта стоимость может поменяться только в случае возникновения непредвиденных расходов.
К моменту прибытия машины на склад отгрузки грузоотправитель готовит пакет документов, который передает водителю. Как правило, в минимальный пакет документов входит:
В процессе доставки у перевозчика могут возникнуть различные непредвиденные расходы:
После окончания перевозки транспортная компания должна вернуть логисту компании пакет документов по рейсу со всеми необходимыми отметками. Для грузоотправителя отсутствие оригиналов документов по рейсу влечет за собой налоговые риски, поэтому, как правило, все грузоотправители оплачивают перевозчику выполненные рейсы только после получения оригиналов документов по ним.
После возврата документов перевозчик готовит реестр выполненных перевозок - документ, в котором по каждому рейсу указан фиксированный тариф и все дополнительные расходы. Данный документ отправляют логисту компании - грузоотправителя, его проверяют и утверждают вместе с ним. В случае найденных расхождений логист может попросить перевозчика переделать документ. После утверждения реестра перевозчик выставляет счет заказчику, а он оплачивает его.
Чем больше у компании производится доставок, тем больше финансовых и налоговых рисков возникает. Вот лишь некоторые, самые распространенные проблемы:
Чтобы избежать всех этих рисков, компании достаточно начать использовать современную TMS-систему.
Принимая решение использовать TMS-систему, руководитель отдела логистики получает мощный инструмент для учета документов в логистике и финансов.
Во-первых, все принятые логистом решения отражаются в истории системы, и в любой момент их можно проверить. Например, по любому рейсу можно увидеть, какие ставки были предложены каждым из перевозчиков и почему в итоге была выбрана та или иная компания.
Во-вторых, большая часть всех операций в системе автоматизирована и исключает риск человеческого фактора. Тарифы перевозчиков заранее загружены в систему сотрудником отдела закупок и не могут быть изменены другими пользователями. Документы по перевозке формируются системой автоматически - складу остается лишь их выгрузить, распечатать и передать водителю. После выполнения рейса система автоматически рассчитывает финальный тариф (фиксированная ставка + доп. точки + простои + возвраты и прочие расходы). Если перевозчик хочет внести в него корректировки (например, увеличить количество часов простоя), то он связывается с логистом и аргументирует свой запрос. При этом логист всегда может поднять все данные по рейсу в системе и убедиться в обоснованности запроса от перевозчика.
В-третьих, руководитель компании всегда может быть уверен в том, что компания не переплачивает и не несет налоговые риски. Реестр перевозок формируется системой автоматически и утверждается логистом компании. После этого перевозчику остается лишь направить счет компании (на бумаге или используя ЭДО), а логисту убедиться, что сумма в счете соответствует утвержденному реестру. По каждому рейсу логист перевозчика может в течение нескольких минут загрузить все сканы документов. Также в системе ведется учет возврата оригиналов документов. Если по какому-либо рейсу оригиналы не были возвращены, то система не даст сформировать для него счет.
Таким образом, внедрение TMS-системы дает компании следующие преимущества для учета документов в логистике:
Если по итогам прочтения этой статьи вы решили внедрить TMS-систему, мы рады предложить вам наше решение. Pooling Plus – это облачная TMS-система, которая обеспечивает управление доставкой на всех этапах. Работать в системе можно из любой точки мира при наличии компьютера и интернета.
Подробнее о продукте: