Эффективное управление доставкой в условиях меняющегося рынка
В 2020 году к TMS-системе Pooling Plus подключилась одна из ведущих компаний в мире в категории средств по уходу за кожей. Компания работает в FMCG-секторе, входит в топ-100 крупнейших поставщиков торговых сетей и доставляет свои товары на РЦ торговых сетей по всем регионам России. В этом кейсе мы расскажем о том, какие изменения на рынке побудили нашего заказчика внедрять TMS-систему и каких результатов удалось добиться.
Disclaimer
Политики нашего заказчика не позволяют использовать его бренд, поэтому в этом кейсе мы не упоминаем наименование компании. Референс-контакт для подтверждения выполнения проекта и получения обратной связи можно получить у наших представителей.Как всё было устроено до внедрения TMS-системы
Раньше в отделе логистики нашего заказчика процесс работы был построен на большом количестве Excel-файлов. В них ежедневно работало 10 человек, и этими файлами пользовались сотрудники из разных отделов.
Вот лишь некоторые файлы, использовавшиеся на ежедневной основе:
- Каждый клиент в отдельном файле
- Отдельный график для дистрибьюторов
- Отдельный файл для Новосибирска
- График отгрузки сетевым клиентам (для склада)
- Отдельные файлы графика отгрузки для 11 ТК, каждый файл отдельно
- Внесение информации по стоимости доставки по всем файлам
Работа была построена на том, что коллеги из Customer Service получали заказы, обрабатывали их, вносили данные в файлы и сообщали в отдел логистики по почте о том, что добавили новые заказы. Ежедневно приходилось по почте принимать, обрабатывать и отправлять файлы по несколько раз в день.
Связаться с нами
3 причины, по которым решено внедрять TMS-систему
За последние 3 года наблюдался постоянный рост количества заказов от сетей — их число увеличилось в 2 раза, притом что оборот рос не так быстро. Сети стали заказывать чаще, но уменьшили средний размер заказа.
Росло количество точек доставки, и менялся характер доставки. Из-за активной экспансии сетей в регионы количество РЦ за последние несколько лет выросло с 96 до 120, начали появляться новые каналы продаж, в частности хард дискаунтеры и e-com.
На рынке стали появляться новые инструменты для доставки — Pooling, догрузы.
Развитие сетей, трансформация рынка и вместе с тем появление новых логистических решений приводят к необходимости быстрее реагировать на заказы, выбирать наиболее выгодные типы доставки и эффективно контролировать бюджет на доставку.
Сотрудники компании заказчика ежедневно сталкиваются со множеством вопросов:
- Каким образом доставлять тот или иной заказ?
- С кем из перевозчиков будет выгоднее делать доставку?
- Будет ли выгодно объединить несколько заказов в одну машину или проще отправить их в Pooling?
- Правильно ли выставлены счета за перевозку с учетом всех дополнительных расходов?
- По всем ли заказам вернулись отгрузочные документы?
Для нашего заказчика стало очевидно, что для того чтобы эффективно управлять транспортными операциями и расходовать бюджет, необходимо внедрить TMS-систему.
Выбор подрядчика и подходящей TMS-системы
Процесс выбора подрядчика был непростым.
Наш заказчик является международной компанией, и при выборе IT-решения менеджмент настаивал на использовании глобального подрядчика, уже работавшего в других странах. Тем не менее компании удалось отстоять решение использовать систему Pooling Plus благодаря нескольким факторам:
- Решение уже использовали клиенты в России со схожими процессами (Johnson&Johnson, Bacardi, Ecolab, Nalco и прочие), то есть система не требовала значительной адаптации под процессы заказчика
- Были положительные рекомендации от других компаний, использующих Pooling Plus
- Гибкое решение — при необходимости систему можно оперативно адаптировать под процессы заказчика
- Интерфейс системы наиболее приближен к Excel. Сотрудники тратят меньше времени на обучение работе в системе
- Система уже была интегрирована с площадкой Pooling, на которой работал наш заказчик
- Соотношение стоимости владения и преимуществ от использования системы было оптимальным
Процесс выбора TMS-подрядчика — это всегда стресс для руководителя. Выбранная система будет использоваться 3–5 лет минимум, и цена ошибки очень высока. Именно поэтому при выборе решения для нашего заказчика огромную роль сыграли референсы от других компаний, уже использующих это решение, а также общий уровень доверия к компании и её репутация на рынке.
Преимущества от внедрения TMS Pooling Plus
После внедрения Pooling Plus компания стала эффективнее работать. Количество заказов от клиентов и сложность процессов по-прежнему растут, но теперь нашему заказчику не нужно набирать новых людей.
Благодаря интеграции с SAP уменьшилось количество ручного труда - заказы автоматически прогружаются в TMS, логисту остается выбрать тип доставки и назначить перевозчика, отправив ему заявку на перевозку. Дополнительным плюсом является возможность интеграции TMS с ERP системой транспортных компаний. Так, например, была реализована интеграция TMS с ERP системой компании FM Logistic. В ходе проекта был настроен автоматический обмен данными как по процессу заказа транспорта, так и по получению счетов по каждой транспортировке. В результате интеграция сократила время предоставления данных, а также оптимизировала время сотрудников.
Весь процесс теперь полностью прозрачен. Все сотрудники работают в едином информационном пространстве. Повысился контроль за финансами. Руководство чётко видит, за что платит — всё разносится по разным статьям затрат. Все KPI перевозчиков полностью оцифрованы и прозрачны для подрядчиков.
Дальнейшая автоматизация с помощью Pooling Plus
Теперь, когда у нашего заказчика в системе собираются все данные, мы планируем наладить аналитику и визуализацию ключевых показателей. В системе Pooling Plus используется мощный модуль аналитики от Microsoft Power BI, и мы планируем совместно с заказчиком настроить отчёты под процессы компании.
Также компания хочет автоматизировать процесс распределения заявок между перевозчиками в соответствии с результатами тендера, чтобы уйти от человеческого фактора в этом вопросе.
С учётом положительного опыта в России наш клиент планирует запустить систему на Украине.
Отзыв заказчика
«Pooling Plus имеет простой и понятный интерфейс, вся функциональность очевидна и доступна за несколько кликов. Это позволило нам и транспортным компаниям быстро адаптироваться к ней после ухода от Excel-файлов. Фактически мы в один день отменили все Excel-файлы и утро начали с работы в TMS. За первую неделю работы не был потерян ни один заказ, и все отгрузки прошли в штатном режиме. Наши процессы стали быстрыми и эффективными. Появились новые возможности по аналитике заказов, теперь у нас есть единый источник данных, содержащий все возможные их разрезы, готовые к анализу.
Мы очень довольны технической поддержкой. Команда реагирует быстро и подробно отвечает на все наши вопросы. На этапе внедрения TMS нам не хватало некоторых инструкций, поэтому мы рекомендуем уделить этому моменту больше внимания».
Заключение
TMS-система Pooling Plus позволила компании максимально автоматизировать получение заказов из SAP в TMS, упростила процессы заказа транспорта, составления плана отгрузок, контроля статуса подачи транспорта под погрузку и отгрузки по накладным, возврата товаросопроводительных документов и хранения скан-копий, исчисления KPI транспорта.
Если по итогам прочтения этой статьи вы намерены внедрить TMS-систему, мы рады предложить вам наше решение. Pooling Plus — это облачная TMS-система, обеспечивающая управление доставкой на всех этапах. Работать в системе можно из любой точки мира при наличии компьютера и интернета.
Подробнее о продукте:
Связаться с нами
